En assemblée générale d’association, l’ordre du jour est capital. Il fixe l’organisation de l’AG et permet aux participants de se préparer à la réunion. En outre, il sera impossible au président de clore l’AG sans avoir ouvert l’ensemble des points présents sur le document. Les règles fixant les modalités de rédaction de l’ordre du jour, les personnes aptes à le rédiger et le moyen d’y faire figurer un point sont généralement précisées dans les statuts de l’association.
Un certain nombre d’informations doivent apparaître sur l’ordre du jour. Il doit permettre d’identifier l’association, via son logo et son nom, le lieu, la date de l’AG. Il portera également les différents points qui seront abordés durant la séance. Dans ce domaine, un point “questions générales” peut être présent à l’ordre du jour. Cependant, il ne devra aborder que des questions de moindre importance. Dans le cas contraire, les décisions de l’assemblée générale pourraient se voir annulées.
Qu’est-ce qu’une assemblée générale ?
L’assemblée générale est un corps composé de l’ensemble des membres d’une association. Ce corps est réuni, sur convocation du bureau ou du conseil d’administration de l’association. Cette réunion se déroule généralement une fois par an, à la fin de l’exercice.
L’assemblée générale permet aux dirigeants de présenter leur bilan moral et financier et d’obtenir le quitus de l’assemblée générale. Elle permet également de donner les grands axes et les actions à venir, d’élire les membres du bureau. Les points abordés dans une assemblée générale sont inscrits à son ordre du jour. Ensuite, chaque point est soumis au vote de l’assemblée.
Finalement, un compte-rendu d’assemblée générale ordinaire appelé procès-verbal, est écrit par le secrétaire. Ce document permet de fixer officiellement les décisions prises. Dans certains cas, l’assemblée générale peut être suivie d’une mise à jour des statuts et d’une déclaration en préfecture.
L’ordre du jour d’une assemblée générale : qu’est-ce que c’est ?
L’ordre du jour d’une assemblée générale d’association est un document dont l’objectif est de fixer le cadre de la réunion, d’informer les participants sur le contenu de celle-ci, des différents sujets qui y seront discutés et mis au vote.
C’est, en quelque sorte, le programme de l’assemblée générale.
Il est généralement communiqué en même temps que la convocation. Il peut alors s’agir de deux documents distincts ou d’un seul faisant en même temps office de convocation.
L’ordre du jour est un document important.
- Il a pour rôle de permettre aux participants de se préparer à la réunion à venir. Son contenu se doit donc d’être clair et compréhensible.
- Aussi, il sera par exemple impossible au président de séance de clore l’assemblée générale sans avoir ouvert l’ensemble des points au débat.
- Enfin, les questions qui y figurent ne devraient en aucun cas être à la fois positives et négatives “voter pour ou contre le bilan financier”. Là aussi, les membres de l’assemblée doivent facilement comprendre ce pourquoi ils votent.
Comment rédiger l’ordre du jour d’une assemblée générale d’association ?
La loi qui encadre la création d’une association loi 1901 ne donne aucune règle sur la manière dont doit se dérouler l’assemblée générale. C’est à l’association et à son assemblée générale de définir ces règles qui seront inscrites dans les statuts d’une association. A défaut, elles peuvent également être enregistrées dans son règlement intérieur.
Néanmoins, ce point est souvent négligé par les jeunes associations lors de leur création. Si c’est le cas de la vôtre, il peut-être utile de remédier à ce problème. En effet, une règle bien définie et couchée, ne serait-ce que dans les pages du règlement intérieur, permet d’éviter le sentiment d’irrégularité que pourraient ressentir les membres mécontents du processus décisionnel de votre association.
Ainsi, il peut être bon de mettre à plat l’intégralité des règles permettant la tenue de votre assemblée générale et la rédaction de son ordre du jour. Pour ce faire, vos statuts ou votre règlement intérieur peuvent trancher sur :
- les personnes autorisées à rédiger l’ordre du jour,
- le délai pour envoyer la convocation à l’assemblée générale,
- les règles permettant au membres de l’association d’enregistrer un point à l’ordre du jour.
Quelles informations y faire apparaître ?
Vous organisez une assemblée générale pour votre association et vous devez rédiger l’ordre du jour qui sera joint à la convocation ? Voici les étapes à suivre !
- Identifier votre association et le sujet du courrier
Votre ordre du jour peut tout à fait se confondre avec la convocation à l’assemblée générale de votre association loi 1901. Dans ce cas, vous devrez :
- Faire apparaître votre logo en tête,
- titrer votre document de la mention “Assemblée générale”.
- Donner les informations de date et de lieu
Ensuite, vous devez préciser les détails permettant d’assister à l’assemblée générale. Il s’agira de renseigner sur :
- le lieu,
- la date,
- et l’heure de celle-ci.
- Enumérer les différents point de l’ordre du jour de l’assemblée générale
Enfin, vous pouvez lister les différents points en passant à la ligne pour chacun d’entre eux. Cela peut-être :
- Présentation du bilan moral par le président,
- du bilan financier par le trésorier,
- présentation du projet pour l’année à venir,
- question, réponse, débat,
- élection des dirigeants de l’association,
- mise au vote des différents points.
Est-ce que les membres peuvent ajouter un point à l’ordre du jour ?
Oui, dans l’absolu rien n’empêche un membre de demander l’ajout d’un point à l’ordre du jour d’une assemblée générale d’association. Cependant, comme toujours, ce sont les statuts qui font foi.
Si votre association à enregistré, dans ses statuts ou dans son règlement intérieur, les règles encadrant l’écriture de l’ordre du jour. Il vous suffit de vous y reporter.
Dans le silence des statuts, dans les petites associations, beaucoup chercheront à s’arranger avec les dirigeants pour faire figurer le point qui leur tient à cœur à l’ordre du jour. Nous vous déconseillons de procéder ainsi. Vous devriez remédier rapidement à ce manque et faire voter par l’assemblée générale les règles permettant aux membres de soumettre un point à l’ordre du jour de l’AG. Une règle gravée dans le marbre et connue de tous, vous mettra définitivement à l’abri de toute contestation des décisions votées.
Peut-on voter un point non inscrit à l’ordre du jour ?
Non, il est impossible de voter un point absent de l’ordre du jour. Dans le cas où votre assemblée générale s’exprimait sur un sujet n’y figurant pas, il serait facile de faire annuler ce vote via un recours effectué par une personne opposée à ce point.
De plus, un point “questions diverses” est souvent mentionné sur l’ordre du jour d’une assemblée générale. Ce point ne peut en aucun cas être un prétexte à mettre au vote toutes sortes de propositions. En effet, il ne peut s’agir ici que de sujet de moindre importance.
