L’une des obligations à toute organisation d’assemblée générale d’association est de communiquer les détails de celle-ci à ses membres. Cette transmission se fait par l’intermédiaire d’une convocation à l’assemblée générale ; document dont la rédaction répond à un certain nombre de règles.
- Les statuts de votre association peuvent désigner la personne responsable de préparer et d’envoyer les convocations. Dans le silence des statuts, ce peut être le président qui en aura la charge.
- La convocation à l’assemblée générale d’une association doit être communiquée suffisamment en amont pour laisser le temps aux participants d’organiser leur présence et de se préparer aux débats.
- Évitez d’informer vos membres verbalement, vous devez être en mesure de prouver que vous avez communiqué la convocation.
- Privilégiez une convocation par mail, courrier postal ou recommandé.
- En plus de ce premier mode de communication, vous pouvez publier un article sur votre site et afficher dans les locaux de votre association.
- La convocation à l’assemblée générale devra identifier l’association, préciser l’objet de la convocation, préciser la date, le lieu et l’heure ainsi que l’ordre du jour.
Dans quels cas faut-il convoquer une assemblée générale d’association ?
Dans la plupart des cas, l’assemblée générale est convoquée une fois par an. Cependant, il n’y a pas d’obligation légale à cela. Seules les associations dont les statuts imposent l’organisation d’une assemblée générale sont dans l’obligation de la faire. Dans ce domaine, ce sont donc vos statuts qui fixent la périodicité ou les événements susceptibles d’entraîner une convocation de l’assemblée générale en association.
Il arrive que les associations soient dans l’obligation de convoquer une assemblée générale. Ce sera par exemple le cas pour :
- Les associations reconnues d’utilité publique,
- celles percevant des subventions publiques,
- les associations agréées
Dans d’autres cas, ce peut être un événement lié à un sujet de la vie quotidienne de votre association qui nécessite la convocation d’une assemblée générale.
- En cas de besoin de modifier les statuts de l’association
- Pour dissoudre une association
- Pour voter le souhait d’obtenir un statut d’utilité publique
Souvent, les associations vont organiser une assemblée générale annuelle. Elle offre l’occasion :
- de rassembler les membres.
- Elle permet au bureau ou au conseil d’administration de présenter le bilan des activités de l’année passée.
- Elle permet d’obtenir le quitus de l’assemblée générale,
- de fixer le cap pour les années à venir,
- d’élire les membres du bureau.
Qui envoie la convocation ?
Souvent, les statuts fixent les règles définissant le mode de convocation à l’assemblée générale d’une association. Cependant, c’est souvent un point que les organisations les plus jeunes ou les plus petites peuvent avoir laissé de côté lors de la création de leur association.
Dans ce cas, ce sera généralement le rôle du président de se charger de l’envoi des convocations.
Il est préférable que les process réglant les différents moments de la vie d’une association soient écrits noir sur blanc dans les statuts ou dans votre règlement intérieur. Cependant, en cas d’oubli, vous devrez vous entendre entre vous pour vous répartir les tâches d’écriture et d’expédition des convocations.
Comment envoyer la convocation à l’assemblée générale ?
Afin d’informer vos membres ou plus largement les participants à votre assemblée générale, différents modes d’envoi de votre convocation s’offrent à vous. Ce peut-être :
- un courrier postal simple,
- un mail,
- ce peut être par courrier recommandé,
- par insertion d’un encart ou d’une communication dans la presse locale ou nationale
- par affichage,
- en publiant un article sur le site internet de l’association.
Dans tous les cas, il est préférable d’éviter une communication uniquement verbale. En cas de litige, il vous serait alors difficile de prouver que vous avez bien communiqué l’information à l’ensemble de vos membres.
Qui est convoqué à l’assemblée générale d’une association ?
En principe, l’ensemble des membres de l’association devrait être convoqué à l’assemblée générale. Les dirigeants, les membres du bureau et du conseil d’administration, même s’ils ne sont pas à jour de leur droit d’entrée, sont considérés, de par leur statuts, comme membres de l’association.
Les salariés peuvent également être convoqués.
Enfin, une personne morale, membre de l’association ou du conseil d’administration peut également participer à l’assemblée générale. Cette dernière sera alors représentée par un mandataire.
Néanmoins, les statuts peuvent limiter les convocations
- selon des critères d’âge
- d’ancienneté
- aux personnes à jour de leur cotisation
Quand envoyer la convocation ?
Le délai de convocation doit être assez long pour permettre aux participants d’organiser leur présence. Il doit également permettre de prendre connaissance de l’ordre du jour, de se préparer aux débats et de prendre connaissance des différents documents qui pourraient être joints à la convocation.
On estime généralement qu’un délai de quinze jours à un mois est satisfaisant. Pour un courrier postal, le délai écoulé est compté à partir du jour d’envoi. En cas de délai insuffisant, l’assemblée générale peut voir ses décisions invalidées.
Écrire la convocation à l’assemblée générale ?
Un certain nombre d’informations doivent apparaître sur la convocation à l’assemblée générale d’une association.
- On doit pouvoir identifier l’association. Cela peut-être en portant le logo et son nom.
- Ajouter un objet : convocation à l’assemblée générale de (nom de votre association)
- la date, le lieu de l’AG
- l’heure à laquelle débutera l’AG.
- l’ordre du jour
- la signature de l’auteur
Une fois votre convocation rédigée et envoyée, vous devrez impérativement en conserver un exemplaire dans les archives de votre association. Légalement vous devrez conserver le document pour une durée minimum de cinq ans.
Les différentes étapes de l’assemblée générale ordinaire
Ceci fait, l’assemblée générale en association devrait pouvoir se dérouler dans les meilleures conditions.
- Pour commencer, vérifiez la présence du quorum. Cela peut se faire en faisant émarger les participants. Cela vous permettra de vous assurer que les décisions prises pourront être officiellement adoptées.
- Dans la plupart des cas, ce sont le président et le secrétaire qui dirigent l’assemblée générale. Si ce n’est pas le cas dans votre association, vous devrez nommer un président ainsi qu’un secrétaire de séance.
- En suite, le président de séance peut déclarer la séance ouverte et effectuer une lecture de l’ordre du jour.
- S’en suivra des débats sur chacun des points présents à l’ordre du jour et un vote de validation des décisions prises.
- Finalement, le secrétaire de séance devra, le lendemain, rédiger un procès-verbal d’assemblée générale. Ce document est un compte-rendu de l’assemblée générale qui fait état des décisions prises par l’AG.
