Qu’est-ce que le quorum en assemblée générale d’association ? Le quorum est une règle permettant d’une part, d’assurer la représentativité de l’assemblée générale et d’autre part, d’assurer le fonctionnement démocratique d’une association. L’appliquer n’est pas une obligation légale. Cependant, il le devient si vous l’inscrivez dans vos statuts ou si votre association est liée par certains agréments. Pour l’adopter, vous devrez inscrire dans vos statuts la proportion de membres devant impérativement être présents à votre assemblée générale pour que les délibérations soient valides. Afin de prouver la présence du quorum, vous devrez faire émarger les participants à votre assemblée générale. La feuille d’émargement et les pouvoirs seront à conserver dans les archives de votre association.
Qu’est-ce que le quorum d’une association ?
Il n’y a pas d’obligation légale à cela, cependant, il est coutume pour les associations loi 1901 d’organiser au moins une fois par an, une assemblée générale. Cette réunion est alors l’occasion de présenter le bilan moral, le bilan financier mais aussi de voter le quitus ; la confiance envers les administrateurs.
Beaucoup d’associations conditionnent le résultat de leur assemblée générale au respect d’une règle de quorum.
Mais c’est quoi le quorum ?
Le quorum est un outil qui permet d’assurer le fonctionnement démocratique de votre association. S’il peut être imposé par certains agréments, il n’est cependant pas une obligation légale. Toutefois, si vos statuts prévoient son application, vous devrez le considérer comme obligatoire.
Sa mise en place vise généralement à s’assurer que le pouvoir de l’association soit bien remis entre les mains de l’assemblée générale et non pas uniquement entre celles d’une minorité de personnes.
Dans les faits, le quorum fixe le nombre minimum de personnes devant avoir exprimé leur voix pour qu’une délibération de l’assemblée générale soit validée.
Et si les statuts de votre association ne prévoient pas de quorum ?
Souvent, les règles fixant le quorum sont écrites dans les statuts de l’association. Si ce n’est pas le cas pour vous, il vous est possible de modifier vos statuts afin de préciser votre fonctionnement.
Dans tous les cas, sans obligation statutaire, le quorum n’a pas à être appliqué à vos assemblées générales.
Ne pas confondre quorum et majorité
Attention cependant ! Vous ne devez pas confondre le quorum de votre assemblée générale et la majorité nécessaire pour voter une proposition. Il peut arriver que ces deux termes créent une confusion chez les administrateurs d’associations. Cependant, la différence est importante.
En effet, le quorum défini le nombre de participants minimum à une élection de votre association pour que les décisions soient valides.
La majorité décrit le fait qu’une proposition doit rassembler un nombre égale à la moitié des votes exprimés plus un pour être adoptée.
Quel est le quorum de votre association ?
Il existe trois façons d’exprimer son vote dans une assemblée générale d’association.
- Vous pouvez être présent physiquement pour le vote.
- Il est également possible de voter par procuration de pouvoir
- ou encore, d’assister à l’assemblée générale de votre association en ligne
Ce sont vos statuts qui déterminent si le quorum prend en compte les procurations et les présence en ligne.
Si votre association souhaite adopter la règle du quorum, vous devrez fixer celle-ci à une proportion des membres cotisants de votre association (5%, 10%, 50%, 70%…).
Vous devrez prendre en compte des paramètres de taille et de distance pour adopter une règle qui soit juste. Une association ayant un très grand nombre de membres répartis sur plusieurs régions aura probablement plus de mal à fixer un quorum élevé.
Pour le vérifier, mettre en place l’émargement dans vos AG
L’un des moyens les plus simples pour vous assurer de la présence du quorum est de mettre en place une feuille d’émargement.
Votre feuille d’émargement pourra renseigner : le nom, prénom, adresse mail, téléphone et signature de la personne en présence.
Les personnes représentées par une procuration pourront être portées sur la feuille d’émargement par celles les représentant. Le document devra alors préciser le nom, le prénom et la signature du représentant.
Enfin, pour prouver la présence des personnes assistant à votre réunion en ligne, deux moyens s’offrent à vous. Pour commencer, vous pouvez effectuer une capture d’écran. Vous pouvez également enregistrer l’intégralité de la réunion.
La feuille d’émargement tout comme les pouvoirs seront à joindre à votre procès-verbal d’assemblée générale. Vous devrez conserver ce document dans les archives de votre association pour une durée minimum de 5 ans.
Et s’il n’est pas atteint ?
En cas d’absence de quorum, le vote n’a aucune valeur juridique. Les décisions sont invalides. Dans l’absolu, il est même inutile de procéder aux délibérations et au vote.
Toute association mentionnant dans ses statuts des règles de quorum, se doit de les respecter. Dans le cas contraire, les délibérations de l’assemblée ne pourront être appliquées.
Votre assemblée générale devra être convoquée une nouvelle fois. Dans ce cas, certaines associations adoptent une règle de double quorum. La seconde assemblée générale peut alors se rassembler en respectant une règle plus souple de quorum.
