Qui peut assister à l’assemblée générale ?

Les personnes pouvant assister à l’assemblée générale d’une association sont nombreuses — adhérents à jour ou non de leur cotisation, membres actifs exemptés de cotisations, membres du bureau, membres fondateurs, membres de droit, salariés, bénévoles non-adhérents, commissaire aux comptes, membres d’honneurs ou honoraires, membres bienfaiteurs, personnes morales ayant un statut de membre.
Vous le voyez, le panel des personnes pouvant assister à votre assemblée générale est large. Dans les faits, il n’y a pas de règle absolue et cette liste est à considérer comme non exhaustive. Ce sont les statuts ou le règlement intérieur de votre association qui liste les personnes habilitées à assister et à voter à votre assemblée générale.

A quel rythme organiser les assemblées générale ?

L’assemblée générale ordinaire d’une association loi 1901 est une réunion rassemblant les personnes impliquées dans la vie de votre organisation. Cette réunion n’est pas une obligation légale. Cependant, on la considère comme indispensable au bon fonctionnement d’une association.

Par nature, l’assemblée générale extraordinaire est organisée de manière irrégulière et exceptionnelle. L’assemblée générale ordinaire, elle, est généralement organisée sur un rythme annuel. Ce peut être avant l’été, à la rentrée ou au moment de la clôture des comptes annuels.

Comment organiser son assemblée générale ordinaire ou extraordinaire ?

Que ce soit avant la réunion, pendant ou après celle-ci ; l’organisation d’une assemblée générale doit passer par un certains nombre d’étapes. Voici un petit rappel des trois phases par lesquelles vous allez passer.

Date, jour, heure, ordre du jour et convocation : les étapes préliminaires à l’organisation de votre AG

Avant votre assemblée générale, vous devez commencer par trouver un lieu et une date. Ensuite, vous devez rédiger l’ordre du jour, le joindre à la convocation et les envoyer aux personnes convoquées. A cette convocation, vous pouvez également joindre les documents utiles à la préparation de votre assemblée. Votre convocation doit arriver dans un délai suffisamment long pour que les personnes invitées puissent s’organiser. Ici, on considérera souvent un délai de 15 jours avant la date de la réunion comme acceptable.

Les règles de rédaction et d’envoi de l’ordre du jour peuvent être précisées dans vos statuts. On peut y retrouver :

• la qualité des personnes habilitées à écrire,
• la règle pour pouvoir proposer un point à l’ordre du jour,
• le poste auquel revient la responsabilité de l’envoi des convocations.

Emargement, quorum, vote : déroulement de l’assemblée générale

La date de votre AG venue, vous pouvez faire émarger les participants sur une feuille de présence. Ce point est obligatoire à partir du moment où il est présent dans vos statuts. Selon les conditions imposées par vos statuts, ce document vous permet de vous assurer que votre réunion atteint bien le quorum. Cela vous assure, de la validité des décisions votées par l’assemblée.

L’assemblée est dirigée par le président de séance. Ce poste revient généralement au président en place. Durant la réunion, il sera secondé par le secrétaire de séance.

Durant l’AG, le président ouvre l’ensemble des points présents à l’ordre du jour. Il arbitre les débats ainsi que les votes. Le plus souvent, l’ordre du jour porte des points tels que :

• le votre du rapport moral,
• le vote du rapport financier,
• le renouvellement du bureau
• ou encore, les questions diverses…

A l’issue, le secrétaire rédige le procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire de l’association. 

Après la réunion de l’assemblée générale : la rédaction du procès-verbal

Une fois votre assemblée générale annuelle passée, il vous restera à écrire le procès-verbal. Le procès-verbal sera rédigé par le secrétaire de séance. Il reprend le plan de l’AG en détaillant les décisions votées, ainsi que les échanges qu’il pourrait être important de rapporter. Selon les décisions prises par votre AG, le procès-verbal pourra faire l’objet d’un dépôt en préfecture. Ce sera le cas :

• en cas de changement du nom de votre asso,
• de son objet,
• de son siège social,
• de modification des statuts,
• de membres du bureau…

Cette déclaration devra être déposée dans un délai de trois mois à la préfecture ou sous-préfecture de rattachement de votre association.

Qui a le droit d’être présent à l’assemblée générale annuelle d’une association ? 

C’est à l’étape de la convocation que vous devez avoir une idée précise des personnes qui seront invitées. Sur ce point précis, il peut être important d’apporter une précision. En effet, les personnes invitées et les personnes autorisée à voter peuvent ne pas être les mêmes. Dans ce domaine, la loi 1901 ne donne aucun cadre précis. C’est à votre organisation, de fixer la liste des personnes pouvant assister à l’assemblée générale de l’association. Voici la typologie des personnes pouvant être invitées :

Les membres de l’association

A minima, vous y inviterez souvent l’ensemble des membres de votre association. Vos statuts peuvent préciser si vos membres doivent ou non, être à jour de leur cotisation pour pouvoir assister à l’assemblée générale. Certaines associations limitent également cette participation aux votes aux seuls membres majeurs. Dans ce cas, un membre mineur pourrait assister à la réunion, sans pouvoir y exprimer sa voix et ce même si celui-ci est membre de l’association.

Des membres actifs de l’association exemptés de cotisations

Ici, c’est parfois le cas des membres du bureau ou encore des membres fondateurs et des membres de droit de votre association.

Les salariés, les bénévoles non-adhérents

L’ensemble des personnes participant à la vie de votre association, sans forcément en être membre cotisant, peuvent aussi assister à l’assemblée générale de votre association.

Votre commissaire aux comptes, membres d’honneur, membres bienfaiteurs, personnes morales…

Si vous en avez un, vous devrez inviter votre commissaire aux comptes. Votre association peut comprendre des membres d’honneurs ou honoraires, des membres bienfaiteurs, des personnes morales. Ici aussi vous devez préciser quelles typologie de membre peut assister à l’AG de votre association et y exprimer son vote.

Fixer la règle des personnes à inviter à l’AG dans vos statuts

Si vos statuts ne prévoient aucune règle ni aucune limitation, cela veut probablement dire que l’ensemble de vos membres peut assister à l’assemblée générale de votre association. Membres cotisants, honoraires, personnes morales et autres exemptés de cotisation… Les statuts trop flou exposent votre association aux réclamations et autres procédures pouvant mener à l’annulation des décisions de l’assemblée générale. 

Dans ce domaine, nous vous conseillons d’adopter une règle précise et de l’intégrer à vos statuts ou à votre règlement intérieur. Aussi, nous vous conseillons la lecture de notre article sur la modification des statuts pour en savoir plus sur cette procédure.