Comment organiser l’assemblée générale extraordinaire d’une association ?

L’assemblée générale extraordinaire est organisée à des moments spécifiques de la vie de votre association. Ce peut être pour trancher sur des questions imprévues pour lesquelles ils serait trop long d’attendre l’AG ordinaire. Ce peut aussi être pour des questions sur lesquelles elle est la seule habilitée à statuer. Organiser une AGE demande de rédiger un ordre du jour et d’envoyer les convocations à ses participants. Le jour de la réunion, le président de séance anime les débats et le secrétaire de séance assure la prise de notes et la rédaction du procès-verbal. L’ensemble des points prévus à l’ordre du jour doit être ouverts aux discussions. Votre AGE doit être organisée dans le respect des statuts de votre association, sans quoi, vous vous exposez à des procédures d’annulation.

C’est quoi une assemblée générale extraordinaire en association ?

En association, il existe principalement deux types d’assemblées générale ; l’ordinaire et l’extraordinaire. Dans les faits, sauf mention spécifique dans vos statuts, il n’y a pas de différence entre ces deux assemblées.

Elles rassemblent toutes les deux :

• les mêmes personnes,
• selon les mêmes règles de convocation,
• avec les mêmes règles de vote,
• de quorum,
• de pouvoir
• et de majorité.

Dans les faits, la différence majeure entre ces deux réunions repose dans les sujets sur lesquels elles sont amenées à s’exprimer. Vous convoquez l’assemblée générale extraordinaire pour répondre à des besoins spécifiques survenant de manière imprévue dans la vie de votre association.

Ce sera par exemple le cas :

Si vous souhaitez prendre une décision sur un point dont vos statuts attribuent la responsabilité à l’assemblée générale extraordinaire. 

Ou encore, pour trancher sur une question dont la décision est normalement du ressort de l’assemblée générale ordinaire, mais survenant de manière imprévue. A ce moment, si la période est trop éloignée de la date de votre AGO annuelle, alors, vous pouvez décider de convoquer une AGE.

Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

C’est le plus souvent le président que vous chargerez de la rédaction et de l’envoi de la convocation à l’assemblée générale extraordinaire. Cependant, il existe des exceptions.

Pour commencer, votre association peut prévoir des règles spécifiques d’organisation de son assemblée générale extraordinaire.

Ensuite, il peut arriver que vous réunissiez votre AGE afin de sanctionner votre président. Dans ce cas, vous avez tout intérêt de prévoir, dans vos statuts, une règle permettant diverse manières de convoquer votre AGE.

Les membres d’une association peuvent-ils déclencher l’organisation de l’assemblée générale extraordinaire ?

Les règles d’organisation ainsi que les raisons de son organisation sont normalement écrites dans vos statuts. De plus, si vos statuts ne l’interdisent pas, vos membres ont la possibilité de spontanément réunir l’assemblée générale. Vous pouvez rassemblée cette AG sans convocation préalable. Le corps ainsi rassemblé devra néanmoins être en mesure de constituer, à lui seul, le quorum tel que prévu dans vos statuts.

Cette assemblée générale spontanée est une action très utile dans les assos dont le bureau refuse d’organiser cette réunion. Elle peut être légalement contestée. Cependant, si vous l’organisez pour contrer un bureau n’assurant pas ses responsabilités, il est possible que vous obteniez, même en cas de contestation, la validation des décisions prises.

Quelle différence entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire association loi 1901 ?

La différence entre une assemblée générale ordinaire et une assemblée générale extraordinaire n’est pas précisée dans la loi. Les pouvoirs et les raisons pouvant mener à la convocation de l’une ou de l’autre de ces AG sont généralement précisées dans les statuts.

Le plus souvent, l’assemblée générale ordinaire a le pouvoir de statuer sur les décisions courantes de la vie de votre association ; ce peut par exemple être :

• comment donner quitus au rapport moral annuel ?
• Comment donner quitus au rapport financier annuel ?
• Le renouvellement des dirigeants en fin de mandat,
• donner les orientations pour les actions pour l’année à venir.

De son côté, l’assemblée générale extraordinaire a le pouvoir de statuer sur : 

• des sujets spécifiques tels que l’acquisition, la vente d’un bien,
• une révocation de tout ou partie de ses dirigeants, 
• la dissolution de l’association
• une sanction disciplinaire
• des problèmes ponctuels ou ne pouvant attendre l’AGO pour être réglés. 

Gardez en tête que ces deux listes ne sont ni une loi, ni une règle absolue. Le sujets sur lesquels s’expriment vos AG sont, en partie, dictées par le contexte. Il est important de rester flexible et de prévoir cette flexibilité dans les statuts de votre association.

Les étapes préliminaires à l’assemblée générale extraordinaire

Ici aussi, il est important d’éviter au maximum toute improvisation et petit arrangements en interne. Aussi, essayez de fixer le plus pointilleusement possible la règle d’organisation de votre AGE dans les statuts de votre association. Pour vous y aider, voici les étapes le plus souvent listées et les actions qu’elles impliquent.

1. Ecrire l’ordre du jour de l’assemblée générale extraordinaire

Pour commencer, vous allez devoir rédiger l’ordre du jour. Généralement, vous organiserez une AGE pour répondre à une question précise. Aussi, votre ordre du jour sera généralement plus court et rapide à formuler que celui de l’AGO.

Néanmoins, il peut tout de même comporter plusieurs points. Ainsi dans un ordre du jour d’une AGE organisée afin de révoquer un membre du bureau, vous devrez impérativement intégrer un point sur l’élection de son remplaçant. Si vous oubliez ce point, mais procédez tout de même à l’élection, vous vous exposez, en cas de réclamation, à des risques d’annulation.   

2. Invitation : envoyer les convocations à l’AGE

Vous avez trouvé un lieu pour votre réunion ? Vous avez fixé une date et rédigé l’ordre du jour ? Très bien, vous allez maintenant devoir communiquer vos convocations !

Qui est invité et peut assister à une assemblée générale extraordinaire ?

L’une des questions que vous vous posez ici est probablement : qui inviter à l’assemblée générale ? Le spectre des personnes pouvant assister à l’assemblée générale extraordinaire de votre association est large. Il peut comprendre :

• les adhérents à jour de cotisation,
• les membres actifs,
• les membres du bureau,
• ceux du conseil d’administration,
• les salariés,
• les bénévoles,
• le commissaire aux comptes,
• les membres d’honneurs,
• les membres honoraires,
• les membres bienfaiteurs,
• des personnes morales ayant le statut de membre de votre association.

Cette liste est non-exhaustive. Vos statuts ou le règlement intérieur de votre association, devraient avoir arrêté une liste précise des personnes à convoquer. Tournez vous vers ces documents pour en savoir plus !

Quel délai pour convoquer cette réunion extraordinaire ?

Vous devez envoyer les convocations dans un délai suffisant ! Ce délai doit doit permettre aux participants de prendre connaissance des différents points présents à l’ordre du jour. Dans les faits, si la loi n’impose pas de règle, les associations optent très souvent pour un délai de 15 jours avant la date de l’assemblée générale extraordinaire. Néanmoins, sur des sujets complexes vous pouvez aussi décider de communiquer vos convocations un peu plus rapidement.

Pensez à consulter vos statuts pour vérifier si la règle a été écrite noir sur blanc et impose un délai minimum à respecter.

Déroulement : comment se passe une assemblée générale extraordinaire ?

Les différents types d’assemblées générales s’organisent peu ou prou de la même manière.

1. Nommer un président de séance et secrétaire de séance

Pour commencer, vous allez devoir nommer le président de séance. Le président de séance :

• encadre les débats,
• ouvre les points prévus à l’ordre du jour
• et organise les différents votes.

C’est généralement le président de votre asso, mais ce n’est pas toujours le cas.

Ensuite, vous allez devoir mettre en place un secrétaire de séance. Ici aussi, il s’agit le plus souvent du secrétaire de l’association.

• C’est lui qui a la charge de faire le compte-rendu des débats et décisions prises pendant l’assemblée générale.
• Il rédigera également le procès-verbal qui sera intégré dans les archives de l’association.

2. Ouvrir l’ensemble des points présents à l’ordre du jour au débat

Pendant une assemblée générale extraordinaire, vous devrez impérativement ouvrir l’ensemble des points présents à l’ordre du jour au débat. Dans le cas contraire, vous exposez votre AGE et les décisions qui ont été votées, à des réclamations, contestations et autres démarches en annulation. 

De même vous devez éviter d’effectuer des votes sur des propositions issue d’un point du type : « questions générales ». Ici aussi, en cas de réclamation, il serait facile de faire annuler une AGE ayant procédé à un tel vote.

Voter en Ag extraordinaire d’association

Ici vous pouvez opter pour un vote à mains levées ou à bulletin secret. Vous pouvez adopter une majorité absolue ou relative. Ces points de règlement sont normalement prévus dans vos statuts. Si ce n’est pas le cas, vous devrez probablement, en début de séance, voter les règles utilisées pour voter durant votre AG.

Droit de vote, quorum et feuille de présence : règles à respecter en AGE

Votre assemblée générale peut avoir un certain nombre de règles qui lui sont imposées.

Ces règles peuvent comprendre :

• Un quorum qui impose la présence d’une certaine proportion des membres de l’association pour que les décisions votées soient valides.
• Un quorum entraîne l’obligation d’émarger. En effet, une feuille de présence permet, en cas de litige, de certifier du bon déroulement de l’AGE et de la présence du quorum.
• Parmi les autres règles souvent présentes en AG, on peut aussi évoquer le droit de vote. En effet, certaines associations restreignent le droit de vote et même parfois la présence en AG aux seules personnes majeures.

3. Ecrire le PV de l’assemblée générale extraordinaire

Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire est un compte-rendu de la réunion. Vous le ferez généralement rédiger par votre secrétaire de séance. Le PV rapporte les débats ainsi que les décisions qui ont été votées.

Si la loi ne vous oblige pas à rédiger ce document, il peut cependant vous être utile. En effet, à ce CR, vous joindrez la feuille d’émargement et les pouvoirs. Ensemble, ces documents vous permettront de prouver la présence du quorum. Ainsi, en cas de réclamation, le procès-verbal d’AGE sera un gage du bon déroulement de votre réunion.

Vous n’êtes pas obligé de faire signer votre procès-verbal par l’ensemble des participants. La feuille d’émargement devrait vous permettre, à elle seule, de prouver la validité de votre réunion.

Peut-on contester une assemblée générale extraordinaire ?

Oui il est possible de contester les décisions d’une assemblée générale extraordinaire. Durant une récente assemblée générale certains points présents dans vos statuts n’ont pas été respectés. Par exemple :

• La règle du quorum n’a pas été respectée ?
• La feuille d’émargement n’a pas été signée ?
• Les pouvoirs des membres absents n’ont pas été respectés ?
• Un vote important a été effectué sur des questions diverses ?

Dans ces cas et dans de nombreux autres, si les règles d’organisations de l’AGE prévues dans vos statuts n’ont pas été respectées, vous pouvez contester et faire annuler les décisions d’une assemblée générale.

Vous êtes en désaccord avec les décisions de votre assemblée générale ? Vous avez observé une infraction au règles de vos statuts ou règlement intérieur ? Avant toute démarche officielle, essayez d’échanger avec les dirigeants de votre association. ici, il vous est possible d’obtenir l’organisation d’une assemblée générale rectificative.

Ce type de compromis est important pour préserver l’ambiance au sein de votre association. Néanmoins, si le problème reste insoluble, vous pouvez également essayer de faire annuler l’AGE devant le tribunal de grande instance.