Le procès-verbal de l’assemblée générale constitutive d’une association est un document très codifié. Généralement, c’est au secrétaire de séance de votre AG que revient son écriture. Le but de ce document est de rendre compte des discussions et des décisions prises par l’assemblée générale. Il doit être signé par au moins un représentant de l’association. Ceci fait, vous devez en joindre une copie signée au dossier au greffe des associations. Le procès-verbal doit être archivé pendant toute l’existence de votre association.
Quand rédiger le procès-verbal de l’assemblée constitutive de votre association ?
Vous êtes plongé dans les démarches de création d’une association. Vous avez déjà passé les premières étapes que sont :
- l’organisation de votre assemblée générale constitutive,
- le vote des statuts de votre association,
- l’élection des membres dirigeants, le bureau et/ou le conseil d’administration de votre association
Naturellement, l’étape suivante sera de faire votre déclaration au greffe des associations. Pour cette déclaration, vous devrez joindre une copie du procès-verbal de votre assemblée générale constitutive. Ce procès-verbal est un document administratif dont la forme est très codifiée. Toutefois, vous verrez que l’administration laisse une certaine amplitude permettant d’adapter vos documents aux cas particuliers que peut rencontrer votre association.
Vous trouverez dans cet article, un exemple de procès-verbal d’assemblée générale constitutive à télécharger gratuitement. Suivez notre descriptif et adaptez votre version aux besoins de votre association. Celui-ci vous permettra de rédiger votre procès-verbal en quelques minutes.
Pourquoi le rédiger ?
Le procès-verbal est un document que vous devrez rédiger à la suite de l’assemblée générale constitutive. Son rôle est multiple.
Tout d’abord, il permet de transcrire le contenus de la réunion et de faire état des décisions prises. En outre, il vous permet de nommer les mandataires qui représenteront votre association dans les formalités faisant suite à l’AG constitutive. Il fera également office de compte rendu et permettra aux absents d’avoir une idée de la nature des échanges pendant la réunion. Enfin, c’est aussi un document que vous devez joindre à la déclaration au greffe des associations.
Vous devez porter un soin particulier à la création du procès-verbal. Une invalidation de celui-ci peut mener à l’annulation de l’acte de création de votre association.
Combien de temps faut-il l’archiver ?
Vous devez impérativement conserver l’original de votre procès-verbal. D’ailleurs, l’ensemble des documents liés à la création de votre association sont à conserver pendant toute son existence. Ainsi, la déclaration au greffe, le récépissé, la demande d’insertion au JO ou encore l’extrait du JO font-ils partie des pièces à archiver.
Les documents liés au fonctionnement de votre association, eux, sont à garder pour une durée d’au moins cinq années.
Procès-verbal d’assemblée constitutive. Comment le rédiger ?
Le procès-verbal d’assemblée générale peut prendre la forme d’un simple document texte réalisé sur ordinateur.
Le plus souvent, vous confierez sa rédaction au secrétaire de séance de votre AG. Sur le document, vous devez faire figurer la signature d’au moins un dirigeant de votre association. Finalement, n’oubliez pas de joindre une copie signée du procès-verbal à la déclaration envoyée au greffe des associations.
Exemple de procès-verbal
Téléchargez notre exemple de procès verbal. Suivez le guide et rédigez la version de votre association.
Eléments à intégrer dans votre procès-verbal
- Entête. Inscrivez le nom et l’adresse de l’association en création.
- Titre. « Procès-verbal de l’assemblée générale constitutive du… » Pensez à renseigner la date.
- Renseignez la date et lieu de la réunion.
- En présence de. Faites figurer ici le nom, prénom et l’adresse de chaque personne présentes lors de votre assemblée.
- Désignez le président et le secrétaire de séance en inscrivant leurs prénoms et noms.
- Listez les documents mis à disposition des membres. Adaptez la liste selon les documents transmis pendant votre AG.
- Ordre du jour. Vous pouvez modifier les points en fonction de ceux déroulés pendant votre AG constitutive.
- Déroulement. Vous pouvez décrire ici chaque point présent à l’ordre du jour. Notez en substance le contenu des échanges entre les membres fondateurs de votre association.
- Résolutions. La liste présentée ici est non-exhaustive, vous pouvez l’adapter selon vos besoins. Veillez à la faire correspondre aux différents points de l’ordre du jour.
- Il se peut que vos statuts ne soient pas adoptés à l’unanimité. Dans ce cas, vous devez indiquer les personnes les ayant adopté. Les personnes ne votant pas les statuts ne sont pas en mesure d’intégrer votre association.
- Désignation des membres dirigeants. Cet exemple est à appliquer dans le cas ou votre association souhaiterait se doter d’un conseil d’administration.
- Si vos représentants sont dans l’incapacité de faire la déclaration en préfecture, vous devez nommer un mandataire.
- Pensez à faire signer le document par au moins un représentant de l’association.
