Voici un modèle de pouvoir gratuit à télécharger. Vous pouvez le joindre à l’ordre du jour de votre assemblée générale de votre association lors de l’envoi des convocations. Une fois dûment rempli et transmis, cet exemple de pouvoir permettra aux membres de votre association souhaitant participer aux débats mais dans l’incapacité d’être présent le jour de votre AG, d’exprimer leur voix, par l’intermédiaire d’une autre personne.
Qu’est-ce que le pouvoir de représentation ?
L’assemblée générale annuelle est un moment important dans la vie d’une association. Y prendre part c’est participer à l’avenir de votre organisation, prendre des décisions et y exprimer sa voix. Seulement, plus votre association est grande, plus il peut être difficile de trouver une date à laquelle tout le monde puisse venir. Pour ceux qui, parmi vos membres, souhaiteraient, malgré leur absence, participer aux votes de l’assemblée générale. Vous pouvez mettre en place le système de vote par procuration aussi appelé délégation de pouvoir.
D’après l’article 1984 du Code civil, le pouvoir de représentation donne au membre d’une association, le pouvoir de participer aux discussions de l’assemblée générale annuelle ainsi que la possibilité de délibérer et voter.
Ainsi, pour que ce motif de représentation soit valable, notez que celui-ci doit s’exercer dans le cadre précis, conformément au process établi par vos statuts. Le plus souvent, un exemple de pouvoir vierge, avec des champs à remplir, sera jointe à la convocation à l’assemblée générale annuelle.
Le pouvoir en blanc : une autre façon de voter en votre absence à l’Assemblée Générale
Le pouvoir en blanc est une autre forme de pouvoir. La différence avec la délégation de pouvoir traditionnelle est qu’il permet à un membre qui ne sera pas présent lors de l’AG de participer aux délibérations et aux votes. Pour ce faire, le mandant signe le pouvoir sans y inscrire son nom. Ici, le détenteur du pouvoir en blanc pourra l’utiliser lui-même. Ou faire le choix de le transmettre à un autre membre.
Dans quelles situations puis-je utiliser le pouvoir de représentation ?
Vous pouvez utiliser ce pouvoir lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Pour rappel, l’assemblée générale ordinaire d’une association se tient généralement une fois par an. Cette dernière traite de la vie courante de l’association (bilan de l’année, vote du budget, projets à venir, etc).
Aussi, lorsque l’on cède un pouvoir de représentation pour l’assemblée générale ordinaire, les membres absents peuvent :
- émettre des suggestions sur les décisions et objectifs,
- discuter du fonctionnement de l’association,
- s’exprimer sur les réformes des statuts,
- valider les comptes,
La liste n’est pas exhaustive, néanmoins, exprimé dans le cadre d’une assemblée générale extraordinaire ; le pouvoir de représentation donne la possibilité aux membres absents de participer aux votes sur des sujets tels que :
- l’achat, la location ou la vente d’un local,
- les changements d’objet social,
- l’exclusion d’un membre,
- la fusion ou la dissolution de l’association,
- le remplacement d’un membre de l’association.
Mandant et mandataire : les protagonistes du pouvoir de représentation
Le pouvoir de représentation d’une association va mettre en scène deux personnes : le mandataire et le mandant. Pour que ce système fonctionne efficacement, il vous sera essentiel de connaître les attributions de celui qui représente. Ainsi que de celui qui se fera absent.
Le mandataire : celui qui représente
Le mandataire est la personne qui reçoit la procuration. C’est lui qui aura la responsabilité de représenter le membre absent. Le membre absent peut librement choisir la personne qui le représentera lors de la réunion, à moins que les statuts de l’association prévoient d’autres dispositions quant à la représentation et ses pouvoirs.
Aussi, saviez-vous qu’un mandataire dispose, en plus de sa voix, l’autorisation de porter la voix de plusieurs autres personnes.
Le mandant : celui qui est représenté
Le mandant est la personne qui ne peut se déplacer à votre réunion. Via une procuration, le mandant cède ses pouvoirs à son mandataire. Et ce pour que celui-ci puisse s’exprimer en son nom lors de l’assemblée générale de l’association.
Par ailleurs, si le président ou les autres membres du bureau ne peuvent assister à la réunion ; il sera nécessaire de se référer aux statuts afin de désigner les personnes pouvant remplacer le mandant.
Comment rédiger mon modèle de pouvoir de représentation pour mon Assemblée Générale ?
Avant toute chose, sachez que votre modèle de pouvoir pour votre assemblée générale doit être daté, écrit et signé par celui qui donne le pouvoir.
Ensuite, le mandataire devra se présente à la réunion munie du document. Ainsi que d’une pièce d’identité.
Vous trouverez dans cet article un exemplaire de pouvoir à télécharger. Ce document est gratuit. Et nous vous conseillons de l’envoyer à l’ensemble des invités en le joignant à la convocation à l’assemblée générale ordinaire de votre association.
A noter qu’il conviendra de compléter le modèle de pouvoir de la manière la plus précise avant que l’assemblée générale n’ait lieu.
Certaines associations prévoient la transmission du document au secrétariat de l’association avant un certain délai. Ce délai peut être imposé par un article dans les statuts ou dans le règlement intérieur de votre association. En plus de la procuration dûment remplie, il faudra que la mission de représentation soit acceptée par la personne à qui elle est confiée. Ici, nous conseillons au mandant, de s’assurer préalablement de la présence du mandataire. Ainsi que de voir avec lui s’il accepte d’assurer cette mission de représentation.
Les pouvoirs en association : qui peut rédiger la procuration du modèle de pouvoir ?
La rédaction du modèle de pouvoir revient au membre qui ne pourra être présent à la réunion !
Le document devra prendre la forme d’une lettre équivalente à une lettre de procuration. Dans celle-ci, celui qui donne le pouvoir indique : l’identité de son représentant et la nature des pouvoirs qu’il lui cède. Dans la majorité des cas, ils consistent en voter ou encore signer des documents.
Modèle de pouvoir : comment remplir votre document
Pour que les informations renseignées dans le modèle de pouvoir soient valables, il faudra qu’il contienne un certain nombre d’éléments. Tous ces éléments sont présents dans le modèle de pouvoir que vous pouvez télécharger dans cet article.
Vous préparez votre assemblée générale ? Vous souhaitez joindre à votre convocation un exemple de pouvoir permettant à vos membres de voter par procuration ? Le document que nous vous proposons peut être utilisé tel quel. Téléchargez-le et joignez le à vos convocations. Vous pouvez également vous en inspirer pour créer votre propre document adapté à vos besoins spécifiques.
Voici les champs que vous y trouverez. Dans ce modèle de pouvoir à télécharger, vous trouverez des champs laissés vides. Ils sont là pour que vos mandants puissent renseigner les informations utiles à leur demande.
Il s’agit des champs :
- NOM, prénom et adresse du membre qui cède son pouvoir à l’assemblée générale
- NOM, prénom et adresse du membre qui reçoit le pouvoir à l’assemblée générale
- date, horaire, et nom de la réunion pour laquelle le pouvoir est sollicitée
- date à laquelle le document est rédigé
- nature du ou des pouvoirs transmis
- signature du mandat (membre qui donnera le pouvoir)
- signature du mandataire (membre qui reçoit le pouvoir)
Notez bien que le membre qui représente la personne absente devra mentionner la nature de ses pouvoirs. Et ceci afin qu’il puisse être habilité à voter en ce nom. Toutefois, le sens du vote n’est pas nécessairement précisé dans le document. Mais sera forcément établi au travers du décompte du quorum (soit le nombre de membres représentés).
