Renouvellement du bureau en association : comment faire ?

Afin de réussir le renouvellement du bureau de votre association, vous devez impérativement respecter vos statuts. En règle générale, cette procédure nécessite l’organisation d’une assemblée générale. Pour commencer, afin que les candidats pour les postes à renouveler puissent se manifester, lancez un appel à candidature. Vous devez lancer ce dernier au moins 15 jours avant la date de votre AG. Une fois que vous avez envoyé les convocations et l’ordre du jour, vous pourrez préparer votre AG. N’oubliez pas de mentionner l’ensemble des points mis au vote durant votre AG : révocation du bureau, élection des nouveaux membres. Une fois les élections terminées, les nouveaux dirigeants disposent de trois mois pour faire la déclaration auprès du greffe des associations. L’absence déclaration peut mener à une amende de 1 500 à 3 000 euros.

Le bureau en association : pouvoirs et missions

Parmi les organes pilotant les actions d’une association, le bureau est probablement le plus connu. Pourtant, il n’est pas obligatoire. Dans les faits, la loi 1901 ne fixe aucune règle quant à la façon de diriger une association. Elle n’impose ni le bureau, ni l’assemblée générale, ni même le conseil d’administration. Toutefois, la législation exige que votre structure désigne au moins un représentant officiel. Pour le reste, c’est à vos statuts ou à votre règlement intérieur de fixer les règles de gouvernance de votre association.

Le plus souvent, le bureau d’une association est un organe exécutif. Il tire son pouvoir de l’AG ou du conseil d’administration. Traditionnellement, il est souvent constitué d’un président, d’un trésorier et d’un secrétaire. Quand vous optez pour la mise en place d’un bureau, vous devez : 

• préciser les différents postes qui le composent,
• définir les pouvoirs et attributions de chaque poste,
• définir la durée des mandats,
• décider du mode d’élection,
• préciser le mode de révocation.

Quelle est la durée du mandat d’un président d’association ?

La loi 1901 ne prévoit aucune règle fixant la durée du mandat des membres du bureau d’une association. Dans ce domaine, c’est à votre assemblée générale de préciser la règle qui sera intégrée dans vos statuts ou dans le règlement intérieur de votre association. 

Pourquoi procéder au renouvellement du bureau de votre association ?

Il existe différentes raisons pouvant mener une association à procéder au renouvellement de son bureau.

Fin de mandat du bureau

C’est le cas le plus courant. En effet, vos statuts fixent généralement une durée précise à l’exercice des fonctions des membres. Le renouvellement devient alors indispensable, notamment si votre président décide de ne pas se représenter. Par ailleurs, cette obligation s’impose également lorsque vos statuts limitent le nombre de mandats successifs, empêchant ainsi le dirigeant actuel de briguer sa propre succession.

Dans ce cas, votre association est dans l’obligation de procéder au renouvellement du bureau.

Démission du président ou d’un membre du bureau

Il arrive également que votre président décide de démissionner avant le terme prévu. Bien que cet événement puisse survenir à tout moment, il concerne principalement les associations dont les statuts ne limitent ni la durée, ni le nombre de mandats.

Le cas de la démission est un peu particulier. En effet, il peut intervenir à tout moment dans la vie de votre asso. Aussi, quand il survient, il est parfois difficile d’attendre la date de la prochaine assemblée générale ordinaire pour effectuer le remplacement. Ici aussi deux réponses peuvent être adoptées. La première est de prévoir dans vos statuts un remplacement temporaire du poste vacant. Ce peut être, par exemple, par un adjoint. La seconde est d’organiser une assemblée générale extraordinaire pour procéder au remplacement du poste vacant.

Révocation d’un membre du bureau 

Il est possible que votre association ait à faire face à la révocation de son président. La révocation peut se faire de deux façons différentes. La première est de suivre les règles précisées dans vos statuts. Cependant, il arrive que les statuts né prévoient pas la marche à suivre. Si c’est le cas pour votre association, alors, votre bureau peut être révoqué par la même assemblée et selon les mêmes règles que celles ayant permis son élection.

Attention ! Si vous souhaitez procéder au remplacement des administrateurs révoqués durant la même AG, vous devez respecter la règle suivante. Vous devez ajouter à l’ordre du jour de votre assemblée générale un point portant sur l’élection des postes vacants. Sans cette mention à l’ordre du jour, toute réclamation pourrait entraîner l’annulation des votes de l’assemblée.

Forcer l’organisation de l’AG pour reprendre une association : comment demander un changement de bureau ?

C’est l’un des cas les plus compliqués. Il survient quand le bureau en place refuse de céder sa place ou d’organiser une AG afin de remettre son mandat en jeu alors même que des candidats potentiels se sont manifestés. Sachez qu’il est possible d’organiser une AG dans le but de procéder à un changement de bureau sans l’accord préalable du bureau en place.

Pour y parvenir, il est possible que l’assemblée générale ait déjà pensé à ce cas de figure et ait prévu des dispositions statutaires pour fixer la règle permettant de solutionner une telle crise. Vous pouvez donc consulter les statuts de votre association pour en avoir le cœur net.

Sans décision statutaire, sans règle prévue dans votre règlement intérieur, sachez que vous pouvez tenter de réunir l’assemblée générale sans convocation préalable. Pour ce faire, vous devrez être en mesure de rassembler un nombre suffisant de membres pour représenter le quorum de votre association. Cette démarche n’est pas imparable et peut être suivie de contestation. Cependant, dans le contexte d’un bureau refusant d’organiser l’AG, le résultat de son vote devrait néanmoins pouvoir être validé, même en cas de contestation.

Renouvellement du bureau : comment organiser l’élection ?

Le renouvellement du bureau d’une association passe le plus souvent par une élection. Celle-ci peut avoir lieu en assemblée générale ordinaire ou en assemblée générale extraordinaire. Vous souhaitez procéder au changement de votre bureau ? Voici les différentes étapes par lesquelles vous devrez passer.

Appel à candidature au bureau d’une association loi 1901 :

Dans ce domaine, la loi ne prévoit pas de règle. Aussi, si votre association souhaite organiser le renouvellement d’un ou plusieurs membres de son bureau, vous devrez tout d’abord vous tourner vers vos statuts.

Si ceux-ci restent muets, voici une règle non officielle que nous vous proposons. Avant l’assemblée générale qui renouvellera votre bureau, vous pouvez lancer un appel à candidature. Cet appel peut être intégré dans votre convocation. Il peut aussi être un courrier spécifique envoyé en parallèle de la convocation. Il est généralement convenu de prévoir un délai minimum de 15 jours entre le jour de l’envoi de la convocation et le jour de l’assemblée générale. Dans le cadre d’un appel à candidature, vous devriez au moins tenir ce délai, voire, relancer une fois vos membres pour susciter des vocations.

Selon l’urgence et les enjeux, il se peut que le bureau soit plus ou moins motivé par cet appel à candidature. Aussi, il peut être bon de prévoir une règle ferme que vous intégrerez à vos statuts ou à votre règlement intérieur. Dans ce domaine, nous vous renvoyons à la lecture de notre article sur les règles souvent omises dans les statuts des associations.

Comment organiser l’AG et modifier le bureau d’une association ?

Que ce soit pour faire suite à une démission, pour renouveler un bureau en fin de mandat ou pour révoquer un président ou un bureau en place, vous devrez, le plus souvent, réunir l’assemblée générale ordinaire de votre association. Pour ce faire, il est un certain nombre de règles que vous devez respecter.

Rédiger le courrier de convocation et l’ordre du jour de l’AG

Pour commencer, trouvez une date et un lieu. Ceci fait, vous devrez rédiger l’ordre du jour et joindre celui-ci aux convocations que vous allez envoyer aux membres dont la présence est attendue à votre AG. Dans le cadre d’un changement de bureau, vous pourrez peut être intégrer à votre ordre du jour des points du type : 

• Vote de la révocation du bureau,
• Présentation de la liste des candidats aux différents postes,
• Vote pour les différents postes à renouveler.

Le plus souvent, il est considéré comme convenable de faire parvenir la convocation dans un délai de 15 jours avant la date de la réunion.

Déroulement de l’assemblée générale

Au début de votre assemblée générale, vous allez désigner le président de séance et le secrétaire de séance. Il s’agit, généralement, du président et du secrétaire en poste dans l’association, mais en cas de vacances, vous devrez procéder à la mise en place de ces deux responsables de séance.

Vérifier le quorum et les pouvoirs

Assurez-vous que le quorum est réuni, vérifiez les pouvoirs que vos membres absents pourraient avoir confiés à certains de vos membres. 

Ouvrir les différents points prévus à l’ordre du jour

Ceci fait, vous allez pouvoir ouvrir les débats. Dans ce domaine, sachez que chaque point présent à l’ordre du jour doit être ouvert. De même, il est impossible d’ouvrir au vote des résolutions évoquées dans une partie dédiée aux questions diverses. Enfin, même dans le cas où votre réunion se ferait dans le but de révoquer votre président, il est important qu’un point portant sur l’élection du président (ou de tout autre membre du bureau) soit présent à l’ordre du jour.

Le non-respect de certaines de ces règles, si elles sont prévues par vos statuts, peut mener à des réclamations et à l’annulation des décisions de votre assemblée générale. 

Le procès-verbal d’assemblée générale après le renouvellement du bureau

Le procès-verbal d’assemblée générale n’est généralement pas obligatoire. Cependant, dans le cadre d’une passation de pouvoirs et d’une modification du bureau, ce document sera à joindre à la déclaration faite en préfecture. 

Le procès-verbal d’assemblée générale est un document reprenant le contenu des échanges ayant eu lieu pendant votre réunion. Afin de se prémunir contre toute réclamation et de démontrer la légalité et le bon déroulement de la réunion, dans le respect des règles fixées par vos statuts, vous y joindrez généralement les pouvoirs et feuilles d’émargement,

Déclaration en préfecture : Comment déclarer le changement de bureau d’une association ?

Les changements majeurs intervenant dans la gestion d’une association doivent faire l’objet de déclaration en préfecture. Ce peut par exemple être en cas de changement de l’adresse de votre siège social ou de changement de dirigeants. 

Suite à l’assemblée générale ayant procédé à la mise en place d’une nouvelle équipe à la gestion de votre association ; vous disposez de trois mois pour déclarer la liste des nouveaux dirigeants en préfecture. C’est l’équipe entrante qui s’occupe de ces démarches. Cette déclaration est à faire auprès du greffe des associations de votre département. 

Attention ! Les nouveaux dirigeants entrent officiellement en fonction uniquement après cette déclaration en préfecture. Tant que cette démarche n’est pas faite, l’équipe sortante est toujours officiellement en place.

En cas de manquement à ce devoir de déclaration, votre association et les dirigeants en place risquent une amende pouvant s’élever à 1 500 euros et jusqu’à 3 000 euros en cas de récidive. 

Cette déclaration peut se faire par courrier où en ligne sur le site de l’administration. Vous devrez joindre à la déclaration un exemplaire du procès-verbal de votre assemblée générale. Seule un dirigeant ou une personne mandatée peut faire cette déclaration. 

Vous devrez donc joindre les documents suivants : 

• Le cerfa 13971*03
• La liste des nouveaux dirigeants (nom, prénom, profession, domicile, nationalité, poste dans l’asso),
• Le procès-verbal de l’assemblée générale,
• Si vos statuts l’imposent : les pouvoirs et feuilles d’émargement,
• Si la démarche est faite par un mandataire : le mandat signé par au moins un dirigeant.