Secrétaire d’association : rôle et responsabilités
Le secrétaire est multitâche et facilite le quotidien des instances dirigeantes de votre asso. Une personne physique ou bien morale peut exercer ces fonctions. Pour une asso loi 1901, ce sont les statuts qui déterminent ses fonctions, ses responsabilités et ses obligations.
Le secrétaire d’une association a pour mission : la gestion administrative, l’archivage des documents, la mise à jour du fichier des adhérents et la gestion du courrier. En plus de ces tâches courantes, il peut également être amené à rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale ainsi que les comptes rendus de réunions. Enfin, il s’occupera généralement des demandes de subventions, des notes d’information et veillera au respect des statuts et du règlement intérieur.
Quel est le rôle du secrétaire d’association ?
Tout d’abord il faut savoir que théoriquement la loi n’impose pas la présence d’un secrétaire dans une association. Cependant, sa présence est vivement conseillée.
Une association loi 1901, laisse une grande marge de liberté pour établir leur mode de gouvernance. . Dans ce domaine, c’est l’assemblée générale, par l’entremise des statuts, qui décidera de se doter ou non d’un secrétaire et des missions relatives à ses fonctions. Aussi, ces statuts vous permettront de définir l’étendue des pouvoirs qui lui seront confiés.
Le secrétaire va en effet être en charge de toute la gestion administrative et juridique d’une association.
Avec ses missions diverses, le secrétaire joue un rôle central dans le bon fonctionnement d’une association. Le secrétaire a pour rôle de fluidifier et d’assurer la cohésion des actions menées au sein de son association.
Pensez à jeter un œil à vos statuts, si vous songez à doter votre asso d’un secrétaire. En effet, ceux-ci vous aideront à bien définir les missions que vous souhaitez lui confier. Les missions les plus courantes sont :
- Gestion du courrier de l’association
- Archivage et classement des documents
- Veiller à la bonne application du règlement de l’association définit par les statuts.
- Gestion des demandes de subvention
- Tenir à jour le fichier des adhérents
- Rédiger des notes d’information
- Tenir à jour les registres de l’association
- Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux notamment dans le cas de vos réunions et assemblées générales
- Rédaction des convocations aux assemblées générales
Qui peut occuper la fonction de secrétaire d’association ?
Une personne physique ou morale peut être amenée à exercer la fonction de secrétaire d’association. De fait, toute personne souhaitant s’investir dans une association le peut. Un mineur de moins de 16 ans a aussi la possibilité d’être secrétaire d’une association avec l’accord préalable de ses parents.
Nous noterons que certaines qualités sont indispensables pour occuper ce poste :
- Être polyvalent, à l’image d’un couteau suisse
- Faire preuve d’un grand sens de l’organisation ; être secrétaire incombe d’être rigoureux
- Avoir de bonnes qualités relationnelles et une appétence pour la rédaction.
- Faire preuve de patience et de diplomatie en toutes circonstances.
- Être un bon communiquant auprès de ses collègues bénévoles mais aussi auprès des adhérents.
Quels sont les obligations et responsabilités du secrétaire vis-à-vis de son association ?
Comme pour toutes les fonctions en association, vous devrez vous référer à vos statuts. Ceux-ci ont pour but de vous aider à déterminer un grand nombre d’aspects. Notamment les obligations et responsabilités auxquelles sera soumis votre secrétaire.
Les obligations du secrétaire :
Il vous faut être d’une grande précision dans la rédaction de vos statuts afin de mettre au clair sa fiche de poste ainsi que les obligations à respecter. Pensez donc à faire figurer dans vos statuts :
- Le rôle ainsi que les missions principales de votre secrétaire, et ce de manière détaillée.
- Son mode de nomination
- Ses différentes responsabilités en cas de problème : votre secrétaire doit impérativement les connaître afin de prendre la mesure de ses engagements.
De même que pour le trésorier ou bien le président, le rôle de secrétaire engendre de grandes responsabilités. Dès lors qu’il outrepasse ses droits ou se rend coupable de faits répréhensibles alors il risque certaines sanctions. Faisons un point sur la responsabilité civile et pénale auxquelles le secrétaire pourrait se soumettre en cas de problème.
La responsabilité civile du secrétaire d’asso :
La responsabilité civile d’un secrétaire d’association peut être engagée dans certains cas :
- Une faute personnelle est commise,
- un quelconque manquement au règlement intérieur est observé,
- un manquement à la législation est relevé,
- une violation des statuts est constatée,
- ou encore, si le secrétaire outrepasse ses fonctions et commet une faute.
Il est important de préciser que votre association doit contracter une assurance, vous permettant de vous protéger au maximum. Notamment dans le cas où la responsabilité civile d’un de vos membres serait engagée.
La responsabilité pénale du secrétaire d’asso :
En cas de faits répréhensibles, de délit, de crime commis par le secrétaire, sa responsabilité pénale sera engagée. Il en est de même si le secrétaire se rend complice de faits répréhensibles. De fait, le tribunal pénal sera en mesure de prendre une décision de condamnation à laquelle sera soumis le secrétaire.
