Pour organiser une conférence de presse vous devez avoir un sujet légitime qui ne pourrait pas tenir en un communiqué de presse. Veillez à ne pas organiser votre conférence à un moment trop chargé pour les journalistes tels que la période du bouclage. Soyez organisé et ponctuel, les journalistes auront des rendez-vous à honorer après votre conférence. Si vous débordez, ils partiront avant la fin. Prévoyez un kit reprenant les grandes idées que vous remettrez aux journalistes. Des spécialistes de votre sujet ou des invités de votre événement devraient venir s’exprimer et répondre aux questions de la presse.
« Dans le panel de tous les moyens de communication, la conférence de presse est l’arme absolue. Il faut vraiment avoir une information majeure pour organiser une conférence de presse.«
Source : Joël Bigorgne – Directeur départemental des côtes d’armor (22) – Ouest-France
Associations. Communiquez avec votre rédaction locale Ouest-France 22
Ces moments qui justifient l’organisation d’une conférence de presse
Une conférence de presse s’organise :
- autour d’une information qui sort de l’ordinaire,
- d’un événement particulier,
- d’un interlocuteur rare.
Si votre association organise un événement de grande envergure impliquant plusieurs intervenants, il peut être utile de faire venir la presse. Cependant, vous devez faire attention à ne pas organiser de conférences pour n’importe quel événement de la vie de votre association. En effet, les journalistes ont généralement un emploi du temps chargé. Les faire se déplacer pour une conférence de presse qui aurait pu tenir en un coup de téléphone ou en un communiqué de presse, pourrait avoir des effets négatifs directs pour votre association. Vous pourriez perdre la confiance de votre correspondant qui réfléchira désormais par deux fois avant de se redéplacer à vos conférences.
« Quand un événement important nécessite des explications, qu’il pourrait y avoir des questions des journalistes, effectivement, c’est mieux d’organiser une conférence de presse. Mais, il ne faut pas en abuser. La plupart du temps, un communiqué suffit. »
Source : Joël Bigorgne – Directeur départemental des Côtes d’Armor (22) – Ouest-France
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Avoir des interlocuteurs privilégiés à présenter à la presse
Vous avez décidé d’organiser une conférence de presse pour promouvoir un événement de votre association. Très bien ! Il vous faut désormais la préparer.
Pour commencer, vous devez avoir un intervenant principal. Celui-ci animera la conférence de presse, présentera le sujet et ses enjeux pour votre association. Ce peut être le président de l’association ou le responsable du projet.
Dans un tel événement, les journalistes apprécieront particulièrement de pouvoir échanger avec des personnes directement impliquées dans le projets. Idéalement, vous devriez avoir plusieurs intervenants. Ils peuvent être :
- des invités,
- des artistes présents à l’affiche dans le cas d’un festival.
- Ou encore, des spécialistes du sujet que vous allez développer.
C’est la présence de ces interlocuteurs qui justifie l’organisation de votre conférence de presse aux yeux des journalistes. Si vous n’avez pas d’intervenants, si vous n’avez pas de spécialistes à faire venir sur votre conférence, c’est peut-être le signe que votre conférence de presse devrait se limiter à un simple communiqué.
« Une conférence de presse ne s’improvise pas. Il faut bien la programmer. Il faut éviter de la faire en plein milieu de l’après-midi, ou à 18h le soir […], pas le vendredi car la journée est souvent chargée. »
Source : Joël Bigorgne – Directeur départemental des côtes d’armor (22) – Ouest-France
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Quand programmer une conférence de presse ?
Il est des moments durant lesquels les journalistes sont particulièrement sollicités. Aussi, devriez-vous porter une attention particulière à la date et à l’heure retenues pour votre conférence de presse.
Par exemple, la fin d’après-midi et le vendredi sont souvent des moments chargés pour les journalistes de la presse quotidienne régionale. Aussi, il peut être utile de se renseignez sur les jours de parution des hebdomadaires de votre territoire. Cette information vous permettra d’éviter d’organiser votre conférence de presse le soir du bouclage.
Dans l’absolu, privilégiez les créneaux du matin. Ceux-ci sont souvent moins remplis pour les journalistes. Vous bénéficierez alors d’un interlocuteur plus frais et moins chargé qu’il ne le sera au milieu de l’après-midi.
Délais pour prévenir les journalistes avant une conférence de presse
« Il y a effectivement un timing. Dans la plupart des cas, les invitations arrivent trop tardivement à la rédaction. Idéalement, envoyez un premier mail décrivant votre événement trois semaines avant. »
Source : Joël Bigorgne – Directeur départemental des côtes d’armor (22) – Ouest-France
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Souvent, les responsables d’associations transmettent les dates des événements de leur calendrier à peine quelques jours avant la date prévue.
Cependant, les journalistes ont généralement un emploi du temps chargé et celui-ci se remplit très en avance. En outre, la conférence de presse à comme contrainte qu’elle demande aux journalistes de se plier à une heure et à une date qu’ils ne choisissent pas. L’ensemble des autres rendez-vous de la journée devra donc s’adapter à la conférence de presse de votre association.
Dans ce contexte, si vous prévenez moins de deux semaines avant votre conférence de presse, il est probable que vos interlocuteurs aient déjà fixé leur planning. Dès lors, il leur sera difficile d’intégrer dans leur emploi du temps, une case dont il ne maîtrise pas les contours.
Quand vous organisez une conférence de presse pour votre association, veillez à prévenir les journalistes au minimum trois semaines à l’avance.
Le déroulé de votre conférence de presse
Une conférence de presse ne s’improvise pas. Il est conseillé de :
- préparer le lieu,
- avoir une connexion à internet ouverte aux journalistes dans le lieu de votre intervention,
- créer un dossier de presse,
- prévoir un encas pour les journalistes,
- mettre une bouteille d’eau à la disposition de chacun.
- préparer votre intervention,
- réaliser un plan reposant peut-être sur un document projeté.
- vous pouvez envisager l’intervention de vos invités
- terminez par une session de questions / réponses.
Attention ! Les journalistes auront des rendez-vous programmés après votre conférence de presse. Celle-ci se doit donc d’être ponctuelle et de respecter son programme.
Bien sûr, votre conférence est un grand moment pour votre association, mais elle est un créneau de travail pour les journalistes. Vous ne pouvez pas les retenir au-delà du temps prévu, sans quoi ceux-ci pourraient partir avant la fin pour respecter le planning de leur journée.
Votre présentation doit être millimétrée et se terminer à l’heure prévue. Dans votre programmation, laissez une plage assez large pour les questions de la presse et pour pouvoir remercier et dire au revoir aux journalistes qui se sont déplacés.
Organiser une visioconférence
C’est une alternative à laquelle la crise sanitaire nous a habituée. Beaucoup organisent désormais leur conférence de presse en ligne. Les avantages de la conférence de presse en ligne sont nombreux :
- Cela évite les déplacements,
- Elle permet à des interlocuteurs ne vivant pas sur place d’intervenir.
- Pour les journalistes, c’est souvent plus rapide et plus facile à caler dans un emploi du temps.
Les logiciels de visioconférence permettent généralement d’échanger des documents et de se réunir avec plusieurs interlocuteurs via un simple échange de lien.
