Comment écrire un communiqué de presse pour votre association ?

En association, pour écrire un bon communiqué de presse vous devez, trouver un sujet original qui vous permettra de vous distinguer des autres. Votre email devra porter un objet clair et concis. Écrivez votre communiqué directement dans le corps du texte. Pensez à ajouter le contact de l’interlocuteur qui, au sein de votre association, est habilité à parler à la presse. Pour un événement, envoyez vos communiqués au moins un mois avant l’échéance. Pour bénéficier de toute l’attention de votre destinataire, envoyez votre communiqué à une heure adéquate. D’une manière générale, entretenez des liens étroits avec votre correspondant ou le journaliste de votre rédaction locale. 

Cet article rassemble les conseils donnés durant les différents webinaires visiolocales organisés avec les journalistes des rédactions de différents titres de la presse quotidienne régionale : Ouest-France, Le Maine Libre et la rédaction des sports Ouest-France.

La presse a un rôle centrale dans la communication des associations

Les relations presse sont souvent considérées comme l’un des éléments majeurs dans la communication des associations. Pourtant, de plus en plus de structures pensent pouvoir remplacer les médias traditionnels par une communication en ligne basée sur leur site internet et les réseaux sociaux. 

Cette solution de facilité, si elle est légitime, ne remplace pourtant pas le puissant levier que représente une présence dans la presse locale.

L’écueil de la communication orientée sur ses propres réseaux

N’utiliser que son site internet pour communiquer, c’est se concentrer vers le SEO et généralement, se tourner vers une cible qui cherche votre activité, ou qui la connaît déjà. 

Sur les réseaux sociaux, la communication sera majoritairement en direction d’un public captif, déjà fidélisé. Bien sûr, il existe toujours une chance, via la viralisation, de toucher des public nouveaux, cependant, elle reste assez faible et se limitera à des cercles proches de vos membres. 

Les avantages de la couverture presse pour une association

La couverture presse comporte plusieurs avantages. En premier lieu, elle représente toujours un levier de trafic important, une visibilité vers un public qui ne vous connait pas. En effet, la presse locale, qu’elle soit en ligne ou en papier, est lue par des personnes à la recherche d’informations sur votre territoire. Ainsi, une diffusion dans le journal vous permet-elle de toucher un public nouveau, vaste et local.

En suite, la presse locale reste le meilleur moyen de toucher les décideurs, les acteurs de l’économie et les politiques. Votre association fait appel à des sponsors, des subventions ? Apparaître dans la presse, c’est permettre aux décideurs locaux et aux politiques de vous placer sur la carte des associations de leur territoire. Il sera toujours plus facile de soutenir vos futurs projets devant des décideurs qui savent qui vous êtes.

Votre association a tout à gagner à avoir des relations presse organisées. Au-delà des relations presse, l’outil majeur du service communication de votre association sera le communiqué de presse. 

Constituer le fichier presse de son association

Un fichier presse est constitué de différentes sources. Vous pouvez y intégrer des acteurs locaux, des médias nationaux, des généralistes et des spécialistes. Les médias peuvent être des titres de la presse quotidienne régionale, des hebdomadaires ou encore des radios, des télévisions et même des influenceurs.

Créer son fichier presse

Pour constituer votre fichier presse, optez pour un document excel. Rassemblez dans ce document les informations principales sur votre interlocuteur. 

• Le titre pour lequel il travaille, 
• Le nom de votre contact, 
• son prénom,
• sa spécialité ou ses responsabilités (journaliste culture, responsable des correspondants…) 
• son adresse Email, 
• son numéro de téléphone. 

Dans le cas des associations, les contacts les plus importants seront généralement les titres de la presse quotidienne et des hebdomadaires régionaux. Ce sont les titres les plus proches de leur territoire et ceux qui seront le plus intéressés par votre actualité. 

Entretenir des rapports étroits avec la presse

Durant les webinaires organisés par Infolocale, nous avons pu constater que beaucoup d’associations pouvaient être insatisfaites de leur couverture presse. Parallèlement, elles étaient aussi nombreuses à dire qu’elles n’envoyaient que peu de communiqués aux rédactions locales de leur territoire.

Pourtant, la clé de la réussite de vos communiqués de presse passera non seulement par une communication régulière, mais aussi par l’entretien de liens entre vous et ceux qui assurent la couverture de vos événements.

Envoyez régulièrement vos communiqués de presse à votre rédaction locale

Les journalistes n’ont pas l’agenda des associations de leur territoire en tête. Si vous n’envoyez pas régulièrement d’information à votre sujet, ils n’auront aucun moyen de connaître votre actualité. 

Il se passe des choses [dans les associations, sur les territoires] dont nous n’avons pas toujours connaissance et qui pourtant, mériteraient de figurer dans les agendas, dans les idées de sorties du journal.

Source : Frédéric Barillé – Rédacteur en chef du Maine Libre (72)
Webinaire Collectivité. Communiquez votre information locale dans Le Maine Libre

Bien sûr, chaque communiqué ne donnera pas lieu à un article et cela peut parfois être démotivant. Cependant, essayez de fixer cette habitude et de régulièrement envoyer de vos nouvelles aux rédactions locales de votre territoire.   

Connaître vos interlocuteurs

Au-delà de la communication, obtenir une couverture presse peut aussi reposer sur des rapports humains étroits avec votre rédaction ou avec votre correspondant. 

Vous devriez connaître le nom de votre correspondant, son adresse Email, et pourquoi pas son téléphone. Vous devriez communiquer avec lui non seulement pour l’informer sur la vie de votre association, mais aussi, pour comprendre ses attentes et avoir une idée claire de la ligne éditoriale de votre titre local. Plus vous maîtriserez cette notion, plus vos communiqués de presse seront pertinents.

Le succès de vos communiqués de presse repose autant sur la qualité de votre communication que sur la qualité de vos échanges avec votre correspondant local.

Savoir à quel moment envoyer son communiqué de presse

Le succès d’un communiqué de presse ne repose pas uniquement sur son contenu. Il est un autre facteur important que vous devez prendre en compte, c’est celui de la disponibilité de votre interlocuteur. 

Le facteur temps peut être séparé en deux éléments. Le premier est celui de l’heure idéale à laquelle envoyer un communiqué de presse. Le second est celui de savoir combien de temps à l’avance vous devez prévenir votre rédaction locale d’un événement qui arrive.

A quelle heure envoyer un communiqué de presse ?

Pour comprendre ce problème, vous devez imaginer la journée type d’un journaliste. Celle-ci est découpée entre différents moment au bureau et en dehors de celui-ci. 

Ainsi, pendant ces moments à l’extérieur, un journaliste : 

• rencontre ses interlocuteurs, 
• réalise ses interviews, 
• accumule les informations utiles à la rédaction de ses articles, 
• prend des photos et vidéos…

En outre, en fin d’après-midi, les journalistes de presse quotidienne régionale sont généralement particulièrement pris :

• par le bouclage du journal, 
• par la rédaction de leurs articles 

Ces deux moments sont probablement les plus mauvais pour capter l’attention d’un journaliste. Un mail reçu pendant ces deux périodes ne bénéficiera pas d’une lecture dans des conditions optimales.

Pour augmenter les chances de votre communiqué d’être lu : 

• Privilégiez le matin et le début d’après-midi pour envoyer vos communiqués. Ce sont des moments ou les journalistes sont le plus prompt à avoir des disponibilités pour des éléments extérieurs. 
• Cependant, chaque personne est différente. Aussi, idéalement, voyez directement avec votre journaliste local le moment idéal pour lui envoyer vos mails. 

Combien de temps à l’avance prévenir sa rédaction locale ?

Pendant nos webinaires avec la presse, les journalistes invités ont rapporté que les associations avaient tendance à envoyer leurs communiqués de presse beaucoup trop tardivement. 

Il y a effectivement un timing. Dans la plupart des cas, les invitations arrivent trop tardivement à la rédaction. Idéalement, envoyez un premier mail décrivant votre événement trois semaines avant.

Source : Joël Bigorgne – Directeur départemental des Côtes d’Armor (22) – Ouest-France
Associations. Communiquez avec votre rédaction locale Ouest-France 22

En effet, les planning des journalistes se remplissent très en amont de la parution du journal. Aussi, si vous communiquez pour un événement 10 jours avant le jour J, il est possible que la rédaction ne puisse y dépêcher un journaliste.

Ainsi est-il conseillé de prévenir un à deux mois avant la date de l’événement. Ensuite, en cas de silence de la rédaction, relancez après deux semaines, puis finalement quelques jours avant.

Trouver des sujets originaux pour attirer la presse

Les journalistes de la presse régionale sont nombreux à chercher des angles originaux et des sujets nouveaux pour alimenter leurs pages. Pourtant, quand elles communiquent, beaucoup d’associations répètent des schémas éculés en utilisant souvent les mêmes sujets.

Dans un communiqués de presse en association, essayez de trouver de nouvelles façons d’aborder vos sujets et de parler de votre association.

Des sujets rarement traités par la presse

Les lignes éditoriales des journaux évoluent et la concurrence du web à conduit les journalistes à une plus grande exigence. Aujourd’hui, l’accent est mis sur les sujets originaux se distinguant de ce qui a déjà été fait.  

Pour obtenir un article, une association devra orienter ses communiqués de presse sur des sujets capables de sortir du lot. En outre, souvenez-vous que la place dans un journal est limité :

• par le nombre de page du journal papier,
• Pour les sites internet, par les équipes que votre journal peut mobiliser,
• Mais aussi, par les sujets qu’une rédaction traite ou ne traite pas.

Ainsi, il semble difficile de parvenir à décrocher un article en envoyant un communiqué de presse sur des sujets trop souvent publiés du type : 

• La galette des rois de votre association
• La remise des maillots des clubs de sports
• L’assemblée générale.

Pour obtenir une couverture presse, sortez du lot

Voici quelques pistes que vous pourriez explorer afin de vous détacher du lot et de proposer des sujets et des angles nouveaux à votre correspondant local.

Les portraits

Il peut se pencher sur un profil original, un bénévole, une personne dans votre association. Ce peut être un parcours atypique ou un engagement de très longue date. Pour les associations sportives, ce peut aussi être une personne prise en sélection régionale ou nationale.

Les sujets : projets

Ils sont nombreux. Votre association va obtenir un nouveau terrain ou une nouvelle salle. Vous allez ouvrir une nouvelle section, ou effectuer un recrutement. Vous lancez un crowdfunding pour votre association, pour vous aider à couvrir les frais de vos projets, pour financer l’année à venir.

Les annonces d’événements

C’est probablement le sujet le plus courant, celui sur lequel vous aurez le plus de facilité à communiquer et pour lequel vous attendrez le plus de retour. L’annonce d’événement consiste à essayer de communiquer vers les médias de manière à obtenir une couverture et attirer un plus large public vers vos événements, matches, concerts… 

Papier transversaux sur votre pratique

C’est un sujet auquel on pense moins régulièrement, ce sera peut-être plus aux ligues ou aux fédérations d’y penser, mais les associations peuvent aussi être à l’initiative. Il s’agit de mettre en avant une pratique, une discipline, une activité sur un territoire, une région. Ici on ne cherche pas uniquement à mettre en avant son association, mais au travers d’un sujet généraliste, de faire bénéficier d’un levier médiatique pour toutes les associations partageant cette pratique sur un territoire. Ce type de communiqué est particulièrement adapté aux nouvelles disciplines, aux pratiques en croissances, pour utiliser un événement médiatique pour capter la lumière vers vous….

Construire son communiqué de presse

La construction de votre communiqué de presse passe par plusieurs étapes dont les plus importante sont : le titre et le contenu

Le titre de votre communiqué de presse

Chaque jour, ce sont potentiellement plusieurs dizaines de communiqués de presse qui tombent dans la boîte mail d’un journaliste. Votre communiqué devra donc être en mesure de retenir l’attention au milieu de tous les autres.

Il ne faut pas perdre de vue qu’un journaliste peut recevoir des dizaines de communiqués de presse par jour. Des infos qu’il lui faut trier avec plus ou moins de célérité. Plus on reçoit de communiqués, plus ils doivent être bien ficelés pour attirer l’attention du journaliste.

Source : Renaud Pelard – Chef de service à la rédaction des sports – Ouest-France
Visiolocale : Associations sportives. Comment rédiger un communiqué de presse

Dans cette compétition à la visibilité, votre titre est primordial. 

Le titre de votre communiqué de presse d’association doit être court, concis, riche en information et se distinguer des mails commerciaux que beaucoup auront tendance à directement effacer. Il doit, en peu de mots, informer le journaliste qui en est destinataire sur la nature de votre message.    

La rédaction du communiqué de presse

Ecrivez votre communiqué directement dans le corps de votre mail. Ici aussi soyez clair. Pensez à donner les informations utiles. Pour un événement, n’oubliez pas d’indiquer : 

• le où ? (lieu de l’événement)
• Le quoi ? (le programmation)
• Le quand ? (les dates)
• Le combien ?  (le prix d’entrée)

Pensez à ajouter toute information utile à votre public. Enfin, n’oubliez pas d’ajouter le contact d’un interlocuteur, dans votre association, habilité à parler à la presse ou d’un spécialiste du domaine abordé. Ajoutez son numéro de téléphone, il est probable que dans un souci de rapidité, votre correspondant cherche à le joindre directement. 

Les photos

Si vous ajoutez des photos, assurez vous d’en posséder les droits. Vous devrez joindre tous les éléments légaux permettant la publication de vos images. Dans le cas contraire, vos documents ne seront pas utilisés par le journal. 

Intégrez des images représentatives de l’opération pour laquelle vous communiquez. dans une qualité permettant un passage dans le papier (300 dpi minimum) ou sur le web (72 dpi).